与物流系统的解决方案案例

辽宁新大木物流有限公司是由中国商务部批准的一级货运代理企业。经过多年不懈地努力，在海运、空运、散杂货进出口货物的国际运输代理业务方面得以全面发展，并取得了不菲的业绩。随着各方面业务的逐渐成熟与完善，现已形成了以国际海上集装箱运输代理业务为主，相关陆上服务业务为辅的多元化经营的资信良好的物流企业。

稳定的货源和良好的信誉，使公司在较短的时间内得以快速发展，同时与国内外各大知名船公司建立起良好稳定的合作关系，从而使本公司代理的集装箱航线通达世界各地。

经过多年的努力，公司形成了以大连总部为中心，先后成立了天津、秦皇岛、上海、青岛分公司及哈尔滨办事处，国内服务网络日趋完善；国外代理网络覆盖世界各地，可以为客户提供全方位方便快捷的物流服务。

传真业务现状：

良好信誉的保证离不开快速的客户反应能力和完善的客户服务体系，在信息化快速发展的时代，新大木物流公司领导层始终关心着企业内部信息化建设的步伐，不断提高企业员工对客户的反应能力，加强企业客户服务管理。在新大木物流公司快速发展过程中，传真因具有准确、快速，安全等特点是员工与客户进行沟通交流的重要工具之一，随着业务量的不断增加，传统的传真方式已经无法满足企业的需求，甚至成为企业与客户沟通的绊脚石。面对大量的合同、订单、表格、装运单、提货单、确认单、财务单据等传真文件，新大木物流公司员工经常遇到以下的问题：

1. 操作繁琐，用时过长，投诉太多：很多传真文件在发送时必须先打印出来然后发送传真，如果传真机有人使用，还得排队等待；发送传真时又经常遇到对方占线或者无人应答，员工只好等一段时间后再发送。一封传真经常需要十几分钟甚至几十分钟发送发完。面对发送传真时间的消耗，企业员工经常要面临被客户投诉的尴尬。
2. 工作效率低：在企业业务中，经常需要将某个信息快速通知多个货主或合作伙伴时，企业就要安排大量的传真机和员工进行发送，这种工作不仅重复劳动，而且速度慢，效率低。
3. 接收传真不及时，严重影响员工客户沟通：企业所有接收到传真由一人进行专门的分发，由于传真量很大，及分发人员还有其他工作，因此分发人员经常不能及时的将传真分发给业务员，往往还有很多没有标明收件人的传真，分发人员就根本不知道这些传真要分发给哪位业务人员；业务人员与客户的沟通因此常常无法及时进行。而且如果业务员因事外出使传真不能及时处理，其造成的损失不可预料。
4. 耗材成本过高：由于业务员的大部分传真（80%）都是业务系统生成的电子表格，因此发送传真前必须进行打印，有时候又因为业务数据的改变又不得不重新打印，不仅耗时，还大量的消耗企业的耗材成本，
5. 传真文件管理复杂，查阅困难：企业对于大量的传真文件存档机制复杂，由于存档机制的复杂又给业务员或者公司领导查找传真带来了许多不便。
6. 信息独享，利用率低：企业内部员工之间不能共享传真信息，特别是共享客户的传真信息。
7. 设备维护成本大：由于传真量大，传真设备经常出现问题，公司不得不长期安排专人及传真设备提供商负责对传真定时检修，避免传真业务因设备问题而中断，设备维护成本大。
8. 管理成本过高：传统传真机的固有操作模式，为企业的业务管理带来了极大的不便，为了加强业务管理和保证传真的准确、及时处理，企业领导层多次考虑增加专门的人员，甚至是成立专门的传真分发室，引起管理成本的增大。

种种问题，使公司的领导层认识到，要降低成本，提高工作效率，必须对现有的传真业务模式进行改变。经过对国内外多家厂商的全面考察，新大木物流公司最终选择了与专业的传真服务器解决方案供应商杭州普丰信息技术有限公司合作。 

2006年5月，通过普丰科技和新大木物流企业员工的共同努力，DreamFax传真服务器系统成功应用到新大木物流企业信息化平台中，并且通过与企业物流业务系统的集成，彻底改变了传统的传真业务模式，原有的问题迎刃而解，进一步推动了新大木物流公司的信息化进程，提升了企业的市场竞争力。

方案应用

1．方案概述

新大木物流公司使用DreamFax时主要以以C/S及Email两种方式为主，以B/S方式为辅收发传真，无论哪种方式都能够充分的利用企业网络资源使用户可以直接在自己的电脑桌面上完成收发传真的工作，三种方式应用于不同的工作方式或者同时应用。

DreamFax传真服务器系统，能够有效的帮助新大木物流公司员工提高工作效率，使发送传真不再需要排队等候打印机、复印机或传真机，节省大量工作时间，提高工作效率；集中式管理传真设备及传真文件，使新大木物流公司大大降低设备管理及文件管理成本，促进企业信息化建设；使用电子文档直接发送及接收传真电子存储，使企业节省耗材，同时节约国家资源，有利于国家环保事业。

2．方案特性

① 与现有业务系统集成：通过DreamFax提供的API COM开发接口，完成与新大木物流公司现有业务系统的紧密集成，从而达到传真系统与业务应用系统的协同工作，简化员工传真流程，提高工作效率；

② 内线传真的应用：新大木物流公司有时也有一些传真是手工书写的文档者是需要领导手工签字的文档，为了不添加额外设备（扫描仪），DreamFax传真解决方案中的内线传真功能充分利用了企业淘汰下来的传真机，为企业解决了这样的问题，使得传真文件管理实现电子管理统一化；

③ 自动传真分发：DreamFax传真系统为新大木物流公司设计了灵活的传真分发机制，使得接收的传真直接到达所属业务员的电脑上；

④ 客户资源共享：新大木物流公司在DreamFax传真系统上建立了公用地址簿，所有员工都能够给公用地址簿里的客户发送传真；

⑤ 快捷的传真查询统计：新大木物流公司利用DreamFax传真系统的查询统计功能，方便的查询及统计某个业务员、某个部门及整个企业的传真和传真量，加强了企业内部管理；

⑥ 传真计费：DreamFax传真系统提供的计费模块，使新大木物流公司轻松的掌握了企业传真通信费用，完善了企业成本的整体预算。

3．系统实施

传真服务器设备位于企业局域网中，也可以通过路由器（Router）将服务器与Internet网络连接，服务器中的传真板卡与公共电话网（PSTN）及企业内部集团电话（PABX）连接。在发送传真过程中企业网络将发送者所需要发送传真的文件传送到DreamFax服务器，DreamFax服务器通过各种验证及文档转换后，按照用户输入的传真号码启动传真板卡将传真文件通过PSTN发送出去，整个发送过程发送者不用担心传真是否已发送成功，系统自动重发功能能确保对方在占线或者无人应答的情况下按照规定时间自动完成传真重发，发送完成后系统会将最终的结果返回给发送者，所以在整个过程中发送者可以放心去做其它更有意义的工作。接收传真时，企业无需在安排专人进行传真分发， DreamFax能够按照预定的传真分发方式自动分发到接收人的传真信箱中或Email信箱中，并通过各种信使通知接收者有新的传真，确保缩短信息传递的时间，使传真尽快得到处理，同时也增强了传真的保密性。

新大木物流公司系统管理员可以按照一定的规则对传真系统数据库进行定期或者不定期的查询、统计（生成报表）、备份、清理等工作，有效的对传真数据进行管理；也可以实时的对用户、部门等数据进行添加、删除、修改等工作，增强企业传真业务管理。

4．员工培训：

培训，是员工尽快熟悉、掌握电子传真系统的有力途径。普丰科技安排资深工程师针对新大木物流公司传真系统特点制定培训教材，并分别对企业系统管理员和业务员进行了详细的培训讲解，促进了系统在企业的应用。

整体分析

1．快速部署，整体应用 

普丰科技工程师在短时间内为新大木物流公司成功部署了DreamFax传真服务器，并对企业所有传真业务使用者进行了详细的培训，公司员工很快便熟练的掌握了相关操作；企业并没有因为模式的彻底改变而影响传真业务的进行；

2．简化工作环节，提高工作效率

电子文档直接传真，通过业务系统直接发送传真，节省了大量的资源、人力、时间，使传真尽快得到处理，提高员工工作效率。

3．集中传真资源，实现传真管理统一化

而DreamFax传真服务器用一台设备集中管理企业传真线路资源，并统一管理传真用户，集中客户信息，统一了传真资源，实现管理统一化。

4．节省维护费用

DreamFax传真服务器采用国际领先的智能传真板卡硬件设备，先进的计算机软件技术，因此系统具有非常高的稳定性，使企业大量节省了设备维护费用。

5．及时、准确的的传真业务

DreamFax传真服务器采用多种方式收发传真及传真通知，使企业员工无论使在办公室还是外出，出差还是休假都可以及时收发传真，准确的对传真业务进行处理。

6．完善传真业务管理

无论使电子文档还是手工文档，都保存在传真服务器里，彻底解决了传真存档查询复杂的问题，完善了传真业务的整体管理。

案例总结

无论是从解决方案的提出，还是到现场实施，无论是从培训还是企业的最终应用，普丰公司都体现了作为专业的传真服务器解决方案提供商所具备的技术能力和素养；新大木物流公司使用DreamFax传真服务器系统后，彻底改变了原有传真业务状况，公司与客户及公司内部各部门之间的沟通顺畅起来；企业的工作效率得到了显著的提高，提高了企业面向客户的快速反应能力，完善企业客户服务体系，推进了企业信息化整体建设。